Organización Personal


En ocasiones vinculamos el ser organizado a disponer de una buenas herramientas para ello, como pueden ser unos archivadores fantásticos, unas carpetas preciosas o bien unas bandejas de acero cromado que brillan como el sol. El problema radica en que solemos olvidarnos del significado que tienen las cosas realmente para nosotros. El concepto organizado tiene un significado totalmente individual e independiente para cada persona.

Ser organizado lo que significa realmente es que ordenamos las cosas en función del significado que tienen para nosotros. Si tienes un conjunto de materiales apilados en un lugar concreto porque has decidido que tiene sentido para ti y has concluido que deben estar ahí, eres organizado, ahora bien, si las cosas están en el lugar donde no deberían de estar realmente eres desorganizado.

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Si realmente quieres gestionar todo aquello que puedes necesitar en algún momento, siempre con un máximo de eficacia y un mínimo de esfuerzo, deberás concentrar en una misma ubicación todo aquello que realmente tiene sentido para ti. De una forma clara, el criterio debería ser identificar y relacionar el concepto de significado con el de ubicación.

Esto es así dado que  vivimos en una constante realidad cambiante. Por ejemplo, los billetes del avión que has de tomar hoy, mañana deberán estar seguro en otro lugar, bien en tu carpeta de gastos a justificar o bien en la basura por que has decidido no guardarlos. Si mañana no los trasladas a su nueva ubicación, estarás siendo desorganizado. El concepto de significado siempre deberá preceder al de organización.

Hay personas que piensan que porque tienen todo anotado en su agenda, eso significa ser organizado. ¿Que sentido tiene almacenar un montón de cosas diferentes de forma agrupada en un lugar que no está destinado a tal fin? Realmente ninguno. Un ejemplo claro son las notas de reuniones. Parece que el simple hecho de tomar notas da a entender que somos organizados. Al final, suelen archivarse siempre juntas y a no ser que quieres usarlas a modo de salvoconducto de emergencia ante posibles situaciones comprometidas, esto tiene poco sentido. Lo realmente correcto sería aclarar cada una de las notas tomadas y tomar decisiones sobre cada una de ellas. Este hecho seguramente desencadenaría distintos tipos de acciones a llevar a cabo por lo que se constituirían como material susceptible de ser clasificado o archivado según el caso, ya que habrían sido dotadas de sentido real para nosotros.

A modo de resumen para ser organizado deberás en primer lugar identificar de forma sencilla el concepto relacionado entre el sentido que las cosas tienen para ti y su ubicación organizativa. En segundo lugar deberás usar procesos y estructuras simples que faciliten la tarea de organizar , de lo contrario no los utilizarás y por último deberás asegurarte de que se mantiene tu sistema organizativo de forma constante, de lo contrario pasaras de ser organizado a desorganizado de forma sencilla.

LA ORGANIZACIÓN ES LA CLAVE PARA TU PRODUCTIVIDAD

El mundo globalizado y competente en el que vivimos, nos obliga a esforzarnos cada día más, añadiendo a nuestro día a día una cantidad ingente de información, de ideas, de pedidos, de llamadas y de tareas que nos exigen mucho tiempo y energía.

La productividad, hoy en día, atiende primero a criterios de organización y estrategia, y después a la explotación.

La gestión del tiempo es un concepto a veces abstracto y subjetivo. Todos tenemos 24 horas, pero hay muchas variables que hacen que el tiempo sea distinto para todos en algún momento determinado. Hay personas que son muy rentables con su tiempo gracias a su proactividad y a su organización, superando a otras con mayor conocimiento y experiencia. También encontramos que hay personas que son mucho más productivas a primeras horas de la mañana, mientras que otras que lo son a últimas horas de la tarde. Hay personas que con motivación y creatividad superan las expectativas de productividad, mientras que otras sólo son productivas de forma autómata y mecánica. Los problemas personales, las enfermedades, los estados de ánimo, los cambios en las planificaciones y otros factores de influencia también condicionan la productividad.

Para ser productivos primero hemos de ser organizados, pues saber qué hacer, por qué, cuándo y cómo, es mucho más importante que hacer las cosas como un pollo sin cabeza. Es como hacer un viaje sin saber a dónde ir, por dónde ir, qué climatología nos espera, qué tipo de carreteras encontraremos o si llevamos el coche adecuado. Necesitamos un mapa y planificar el viaje para saber qué tenemos por delante y prepararnos para ello.

Existen bastantes métodos de organización personal, técnicas de gestión del tiempo y herramientas de gestión de tareas, cuyo objetivo final es planificar de forma más eficiente nuestro tiempo acorde a las tareas a acometer, y, por consiguiente, lograr una mayor productividad.

 

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