Getting Things Done (GTD)


Getting Things Done (GTD) es un método de productividad y de gestión de las actividades desarrollado por David Allen, consultor sobre productividad en Estados Unidos y fundador de David Allen Company, que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más eficientes de organización personal.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

 Getting Things Done es el nombre del libro de David Allen donde explica por primera vez todo su método de productividad. El libro, que se ha traducido al castellano como Organízate con Eficacia..

David Allen afirma en su libro que nuestra memoria es ineficiente. Utiliza a menudo este ejemplo:¿cuantas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Y cuantas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?

 

Getting Things Done apuesta por tener un sistema organizativo con el que podamos confiar, externo a nuestra memoria, que nos permita acordarnos de las cosas que tenemos que acordarnos en el momento que tenemos que acordarnos.

Con este sistema, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa nada y, por lo tanto, puede dedicarse a hacer lo que toca: trabajar en acciones concretas, de forma creativa y eficiente. En ese sentido, Getting Things Done consigue hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda nuestra vida, de todo lo que tenemos o queremos hacer.

 

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El estado de Mizu no Kokoro, mente como el agua es un estado mental que todos los karatekas o practicantes de las diferentes artes deben tratar de desarrollar. Es un estado de calma similar al agua en reposo, no es más que tratar de mantener nuestra mente transparente y limpia, algo que nos permite estar tranquilos y enfocarnos en las cosas realmente importantes que necesitan nuestra atención. También se llama estado de alerta perfecta: Be water, my friend. Bruce Lee.

 

David Allen hace esta comparación de forma habitual, ya que es una de las bases de Getting Things Done y es imprescindible para saber qué es GTD. El agua tiene la capacidad de amoldarse a cualquier forma, algo que nosotros como personas también debemos hacer ante las circunstancias de la vida.

 

Usando un método como Getting Things Donde, donde externalizamos nuestra mente en un sistema de confianza para mantener la cabeza vacía, podemos llegar a obtener este estado de mente como agua, algo que nos permite concentrarnos en una tarea tras otra sin preocupaciones ni problemas.

Getting Things Done es el método de productividad que funciona porque se basa en principios sencillos, que todos podemos dar como ciertos. Funciona porque es un método lo suficientemente sencillo como para que todos podamos aplicarlo, pero lo suficientemente complejo como para no dejar nada de lado.

Una de las cosas que tenemos que tener muy claras es que no podemos engañar a nuestra mente. Nuestra mente sabe todo lo que sabemos nosotros y, si le intentamos engañar, lo único que conseguiremos es estrés y preocupación. Tenemos que recordar que nuestra mente es perfecta para pensar, para tareas creativas, pero no sirve para recordarnos qué tenemos que hacer.

GTD es el único método de productividad que tiene en cuenta algo importantísimo: que el tiempo no se gestiona. El método Getting Things Done se basa en decidir a qué próximas acciones vamos a prestar nuestra atención y vamos a dedicar nuestro tiempo ahora mismo, pero en ningún momento intenta apostar por la gestión de nuestro tiempo.

 

De forma distinta a otras teorías relacionadas con la organización personal, GTD no funciona de arriba a abajo, sino de abajo a arriba. Las metodologías de arriba a abajo se centran en intentar saber nuestro propósito en la vida, e ir bajando de nivel definiendo objetivos, proyectos, etc.

En cambio, el método GTD funciona de abajo a arriba: empezamos clarificando y definiendo cuál es nuestro trabajo actual, de forma que cuando tengamos controlado nuestro día a día ya podremos en algún momento enfocarnos en la perspectiva a medio y largo plazo.  De aquí viene que Getting Things Done esté estructurado en dos elementos clave: control y perspectiva.

Control

GTD nos propone un flujo de trabajo para tener un buen control de nuestras vidas, controlando adecuadamente nuestras tareas y compromisos. El objetivo del control es que seamos capaces de sacar todo lo que tengamos en nuestra cabeza y externalizarlo, ponerlo todo en nuestro sistema, un sistema fiable en el que podamos confiar. En definitiva, lo que de forma coloquial entendemos por sensación de control. Esto nos permite conseguir el estado de mente como el agua.

El flujo de trabajo que se usa en GTD tiene cinco etapas, todas ellas igual de importantes para mantener el control de nuestro sistema y ser capaces de trabajar de la forma más eficiente posible. Son los siguientes:

  • Recopilar o capturar: con el objetivo de conseguir que todas tus preocupaciones, ideas, tareas, pensamientos, cosas estén en tu sistema, en tus bandejas de entrada, y no en tu cabeza.
  • Procesar: todo lo que has recopilado y has dejado en tus bandejas de entrada tiene que procesarse. En GTD entendemos por procesar el hecho de convertir las cosas que hemos dejado ahí en acciones.
  • Organizar: todo lo que hemos procesado tiene que ir a algún sitio organizado de cierta forma concreta. En GTD organizar significa coger todo lo que estamos procesando y distribuirlo según su objetivo: si no es necesario tirarlo a la papelera, si es material de referencia archivarlo, si es algo que tienes que hacer en tu lista de próximas acciones y proyectos, etc.
  • Evaluar: es decir, decidir qué hacer, tanto después de procesar y organizar como de forma periódica con tus revisiones.
  • Hacer: el objetivo de todo el proceso de control es acabar realizando eficientemente todos los compromisos que hemos adquirido, tanto si son acciones siguientes como si son compromisos en nuestra agenda.

Una vez dominemos el control y seamos capaces de entrar en el estado de mente como el agua, llega el momento de reflexionar a medio y largo plazo, lo que GTD denomina perspectiva.

Perspectiva

Una vez tenemos dominados los cinco pasos del flujo de trabajo de Getting Things Done, es importante no quedarnos solamente en eso. Para ser realmente productivos no solamente tenemos que tener una buena sensación de control en nuestro día a día, sino que tenemos que coger perspectiva para saber que lo que estamos haciendo va en la dirección adecuada. Para conseguirlo, David Allen define el modelo de 6 niveles de altitud.

  • Acciones (pista de aterrizaje): cualquier tarea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez.
  • Proyectos(3.000 metros): cualquier resultado que necesite de más de una acción para poder acometarlo, en GTD es un proyecto. Comprar todo lo necesario para la semana que viene antes del domingo puede ser un proyecto, ya que no solamente es ir al supermercado sino que también es preparar el menú de la semana y hacer la lista de la compra.
  • Áreas de enfoque y responsabilidad(6.000 metros): definen con qué estamos comprometidos en nuestro día a día, es decir, nos muestran los compromisos que hemos adquirido, tanto con nosotros mismos como con otras personas.
  • Metas y objetivos (9.000 metros): definen dónde queremos llegar y cómo vamos a llegar ahí. Es importnate que nuestras metas y objetivos estén vinculadas a nuestra visión: las metas y objetivos son los distintos pasos que nos hacen llegar a conseguir todo lo que deseamos.
  • Visión(12.000 metros): sirve para tener claras las líneas generales de nuestra existencia, lo que encaja y lo que no encaja en nuestra vida y, especialmente, qué es lo que queremos tener en nuestra vida a largo plazo (más de un año, o incluso más de dos años).
  • Propósito y principios (15.000 metros o más): el propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios son los comportamientos que nos rigen, los valores que queremos respetar sí o sí en cualquier situación.

En GTD, cada uno de los seis niveles tiene que estar alineado con los niveles superiores, de forma que nunca deberíamos estar trabajando en proyectos que no nos ayuden a acercarnos a nuestros objetivos, o no deberíamos hacer nada que no esté de acuerdo con nuestra visión, propósito o principios.

Planificación

Según GTD, la única forma en que debemos planificar es usando el método natural de planificación de proyectos. El primer paso de la planificación natural es, siempre, definir el resultado que esperamos conseguir. Por lo tanto, definir el propósito y visualizar el resultado que queremos conseguir es imprescindible antes de organizar nuestros proyectos.

Para poder llevar a cabo una buena planificación, es necesario incorporar a nuestra rutina tres tipos de revisiones. Estas revisiones tienen que servirnos para decidir qué hacer, mantener la fiabilidad de nuestro sistema (mejorar el control) y ganar perspectiva.

  • Revisión diaria: como mínimo una vez al día o, para ir bien, varias veces al día. En esta revisión tenemos que analizar los elementos que podemos hacer nosotros hoy o en breve. En concreto, revisaremos nuestra lista de próximas acciones y nuestra agenda o calendario.
  • Revisión semanal: como mínimo una vez a la semana. Esta revisión nos sirve para mantener la fiabilidad de nuestro sistema. Para conseguirlo revisaremos nuestro calendario, nuestro archivo de seguimiento, nuestra lista de proyectos, algún día / tal vez, etc.
  • Revisión general: de vez en cuando, de forma periódica con la periodicidad que veas necesaria, es importante hacer una revisión general de tu sistema. En esta revisión comprobaremos que seguimos alineados con nuestros objetivos y con nuestra visión y que seguimos avanzando en buena dirección.

Ahora ya conoces qué es GTD y qué puede aportarte en tu día a día. ¿Te animas a implementarlo?

 

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